Dar de baja una empresa es un proceso que implica varios trámites administrativos y legales para asegurarse de que la empresa deja de operar formalmente, se elimina de los registros pertinentes y se cumplen todas las obligaciones fiscales y laborales. Ya sea porque la empresa ha dejado de ser viable, porque los socios han decidido disolverla o por cualquier otro motivo, es importante seguir correctamente los pasos establecidos por la normativa.
1. Decisión de disolución de la empresa
El primer paso para dar de baja una empresa es la disolución formal de la sociedad. Para ello, los socios o accionistas deben tomar una decisión en una junta general. En el caso de una sociedad limitada (SL) o una sociedad anónima (SA), esta decisión se toma por mayoría, siguiendo lo que estipulan los estatutos de la empresa.
- Acta de disolución: La decisión debe quedar registrada en un acta, que debe ser firmada por los socios o administradores de la empresa.
- Causas de disolución: Las causas pueden ser diversas: por acuerdo de los socios, por la finalización del objeto social, por fusión o escisión, entre otras.
2. Liquidación de la sociedad
Una vez tomada la decisión de disolver la empresa, se pasa a la fase de liquidación, donde se deben cumplir los siguientes pasos:
- Inventario y valoración de activos y pasivos: Se realiza un inventario detallado de todos los bienes, deudas y obligaciones de la empresa. Esto incluye la venta de activos, el cobro de deudas y el pago de las obligaciones pendientes.
- Distribución del patrimonio: Tras saldar todas las deudas y liquidar los bienes, el patrimonio restante se distribuye entre los socios conforme a lo estipulado en los estatutos de la sociedad.
- Nombramiento de liquidadores: En muchos casos, los administradores de la empresa pueden ser designados como liquidadores. Estos se encargan de la gestión de la liquidación.
3. Elaboración del balance de liquidación
El balance de liquidación es un documento en el que se reflejan todos los movimientos realizados durante el proceso de liquidación. Este balance debe ser aprobado por los socios y, en algunos casos, puede necesitar la intervención de un auditor. Este paso es importante para garantizar que todos los compromisos y pagos se han cumplido adecuadamente.
4. Inscripción de la disolución en el Registro Mercantil
Para que la disolución tenga efectos legales, debe ser inscrita en el Registro Mercantil de la provincia donde la empresa esté registrada. Para ello, debes presentar la escritura pública de disolución, junto con el acta de la junta general, el balance de liquidación y cualquier otro documento relevante.
5. Dar de baja la empresa en Hacienda
Una vez que la empresa ha sido disuelta y liquidada, es necesario dar de baja la empresa en la Agencia Tributaria.
- Presentación del modelo 036: Este es el formulario oficial de la Agencia Tributaria para la declaración censal de la baja de la actividad empresarial.
- Cancelar el alta en el IAE (Impuesto de Actividades Económicas): Si la empresa estaba dada de alta en el IAE, debe darse de baja en este impuesto.
- Liquidación de impuestos pendientes: Se debe presentar la liquidación de todos los impuestos pendientes, como el IVA, el Impuesto de Sociedades, o el IRPF (si corresponde).
6. Baja en la Seguridad Social
Si la empresa tiene empleados, se debe dar de baja a la empresa como responsable de sus trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social. Además, si la empresa estaba dada de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), el administrador o socios autónomos también deben darse de baja.
- Presentar el modelo de baja en la Tesorería General de la Seguridad Social.
- Liquidación de las cuotas pendientes: Si quedan cuotas pendientes de la Seguridad Social, deberán liquidarse antes de dar de baja la empresa.
7. Dar de baja las licencias y permisos municipales
Si la empresa cuenta con alguna licencia de apertura, licencias sectoriales o permisos especiales otorgados por el Ayuntamiento o la Comunidad Autónoma, es necesario dar de baja estos permisos.
- Licencia de apertura: Si la empresa operaba en un local, deberá notificar al Ayuntamiento la finalización de su actividad para dar de baja la licencia correspondiente.
- Otros permisos y autorizaciones: Si la empresa disponía de otras autorizaciones específicas para su actividad (por ejemplo, en el ámbito sanitario, de seguridad, etc.), también deberán ser canceladas.
8. Notificación a otros organismos y entidades
Dependiendo del tipo de actividad de la empresa, es posible que deba notificarse la baja en otros organismos o entidades relacionadas, como el registro de marcas y patentes, la Comunidad Autónoma de Galicia, o la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios.
9. Archivado de la documentación
Una vez que la empresa se ha dado de baja, es fundamental conservar todos los documentos relacionados con la disolución y liquidación de la sociedad durante un periodo mínimo de 6 años, según lo establece la normativa fiscal y mercantil.
